Toda associação conhece o roteiro. Uma planilha para os sócios, outra para as mensalidades, um grupo de WhatsApp para os avisos e uma pasta de documentos que só uma pessoa sabe onde fica. Funciona, até o dia em que essa pessoa viaja, a planilha trava ou ninguém lembra quem já pagou o quê. A ACASCEO decidiu não esperar esse dia chegar.
Antes de escrever a primeira linha de código, o presidente Francisco Maria fez o dever de casa: pesquisou como outras associações organizam o próprio dia a dia e analisou os produtos parecidos que existem no mercado, comparando o que cada um oferece com o que a ACASCEO realmente precisa. A conclusão foi simples de dizer e trabalhosa de cumprir: em vez de encaixar a associação num sistema pronto, construir um sistema que coubesse nela. Francisco, que além de presidente é o desenvolvedor, assumiu a tarefa, e o resultado está no ar em painel.acasceo.org.
“A ideia veio de olhar para a rotina da associação e imaginar como ela poderia ser mais leve. Fazer isso acontecer foi a parte mais gostosa.”
Francisco Maria, presidente da ACASCEO e desenvolvedor do painel
O painel reúne num lugar só o que antes ficava espalhado, e a história começa na porta de entrada. Quem quer fazer parte da associação preenche o pré-cadastro pela internet, e o pedido fica esperando a aprovação da diretoria, sem papel e sem corrida atrás de ficha. Depois de aprovado, o sócio entra na própria área só com o CPF e a senha. Sócios, voluntários e prestadores de serviço têm cadastro próprio, com matrícula única, e cada sócio ganha uma carteirinha digital com QR code, que abre no celular ou sai impressa.
À esquerda, a entrada da área do sócio; à direita, o pré-cadastro. Telas reais do painel.
Do lado da diretoria, o que eram planilhas virou uma visão do mês: quanto entrou, quanto falta receber e quanto está para pagar, com gráficos que mostram de onde vem e para onde vai o dinheiro. A mensalidade é cobrada por Pix ou boleto, e o sistema marca sozinho quem está em dia e quem está atrasado, sem ninguém precisar conferir um por um.
A rotina das atividades segue o mesmo caminho. Os eventos ganham inscrição pública e conferência de entrada pelo QR code do ingresso, e os documentos, como declarações e termos, saem em PDF a partir de modelos prontos e podem ser assinados eletronicamente. Quando o recurso vem de um projeto, a prestação de contas acompanha cada gasto por rubrica, e a diretoria vê na hora o que ainda cabe no orçamento e o que passou do previsto. Para decidir algo em conjunto, o painel também organiza votações, eleições e enquetes.
Uma associação cultural vive de gente e de confiança. Gente que precisa ser bem cadastrada e bem atendida, e confiança de quem paga, participa e quer saber como as coisas são conduzidas. No painel, cada ação importante fica registrada, o que ajuda a diretoria a prestar contas e a manter a memória da associação mesmo quando as pessoas mudam. E o tempo que antes ia para conferir tabela volta para o que a ACASCEO faz de melhor: dança, cultura e projetos na comunidade.
O sócio também tem uma área só dele. Quem entra com o CPF já cai numa página que mostra o que está pendente: uma cobrança em aberto, uma votação para participar, uma enquete para responder, uma reunião para confirmar presença. Dali ele confere os próprios dados, emite a carteirinha e gera os documentos de que precisar, sem depender de ninguém para isso.
Quem ainda não faz parte pode começar pelo pré-cadastro na página Seja um Sócio, aqui no site. O painel já está em uso e segue crescendo, ajustado a cada necessidade que aparece na rotina da associação. Sugestões e dúvidas podem ser enviadas para faleconosco@acasceo.org.
As telas deste post usam dados fictícios de demonstração; nenhuma informação de sócio foi exibida.